Uzun zamandır çalışmış olduğumuz müşterilerimizle yapılan görüşmelerde“ muhasebeciye neden ihtiyaç duyuyorsunuz? ” diye sorduğumuzda sorunun cevabını “firma muhasebesinin tutulması veya maliyeye karşı sorumluluklarımızın yerine getirilmesi ” şeklinde alıyoruz.

Maalesef muhasebeciler, bir nevi “vergi muhasebecisi” olarak konumlandırılmış ve fayda çıtası da düşürülmüştür. Oysa ki yaşananlardan ve çevremizden gördüğümüz böyle değildir. Firmaların ihtiyaçları asla “vergi muhasebesi” ile sınırlı kalmıyor. İhtiyaç ve beklentileriniz firmanız büyüdükçe artıyor. Örneğin, faaliyetlerinizin ve yatırımlarınızın karlılığı hakkında bilgi sahibi olmak istiyorsunuz; büyüme, şube açma, leasing, teşvik vb. konularda danışmanlık yapılmasını istiyorsunuz. İstemekten öte, ihtiyaç duyuyorsunuz.

Dolayısıyla, ihtiyaçlarınızı düşünerek seçim yapmak, sizi en doğru muhasebeciyle buluşturacaktır. İşletmeniz ile gelecekte neye ulaşmak istiyorsanız, muhasebeciniz size rakamların elverdiği yorumu yapabilmeli aksi takdirde yanlış bir seçim yaptığınızı veya iyi bir danışmanlık alamadığınızı söyleyebiliriz.

Vergi Planlaması:

Vergi beyannamelerin doldurulması dışında muhasebeciniz işinizle ilgili vergi planlamasında da yardımcı olabilmelidir. Muhasebeciniz size vereceği danışmanlık ile vergi yükünüzün gelecekte nasıl olacağını görebilmelisiniz.

İş Danışmanlığı:

İyi bir muhasebeci işinizin büyümesine yardımcı olmalıdır. İşinizdeki problemleri önceden görebilip, size özel çözüm sunabilmeli; iç kontrol, risk yönetimi, leasing mi satın alma mı, fiyatlama, karlılık gibi konularda danışmanlık verebilmelidir.Şirketlerde çalışma deneyimi olan muhasebeciler şirketlerin iç dinamikleri ve karşılaştıkları sorunlar konusunda deneyimli oldukları için daha fazla destek sunabilirler. Muhasebecinizin size her ay bilanço ve gelir tablonuzu sunması ve veriler üzerinden en azından bir telefon konuşması yapabilmeniz çok faydalı olacaktır.

Teknolojik Bilgi:

Bilgi teknolojisi her geçen gün ilerliyor ve küçük işletmeler bulut tabanlı uygulamalar sayesinde büyük işletmelerin aldığı hizmetlere daha az ücret karşılığında ulaşabiliyorlar. Seçeceğiniz muhasebeci işlevsel ve uygun fiyatlı teknolojiler konusunda bilgili olmalı ve işine tatbik edebilmeli. Örneğin, şirket kuruluş dosyaları ve aylık beyannamelerin bulut ortamında sizinle paylaşılması ya da gelir gider yönetimi yapabileceğiniz parasut.com gibi uygulamalarla tanıştırılmanız işlerinizi çok hızlandıracaktır.

Networking:

Muhasebeciniz aynı zamanda size tavsiye edebileceği iş ortakları ile işlerinizi kolaylaştırabilmelidir. Kredi ya da avukat bulmak her işletmenin ortak sorunudur. Bu gibi konularda size uygun önerilerle gelebilmelidir.

SMMM belgeniz var mı?

Serbest Muhasebeci Mali Müşavirlik belgesi sınavla belli aşamaları tamamlamış adaylara verilen bir belgedir. 3568 sayılı yasayla defter tutma yetkisi SMMM’ lere verilmiştir.

Ücretinizi nasıl belirliyorsunuz?

Muhasebe fiyatları genelde aylık sabit ücret şeklindedir. İşletmeniz şahıs şirketi ise sermaye şirketine göre daha hesaplı muhasebe hizmeti alabilirsiniz. Muhasebeciler mesleki deneyim, verdikleri hizmetler, işlem sayısı, yabancı dil, raporlama yetenekleri gibi kriterlere göre daha yüksek ücret talep edebilirler. Şahıs şirketi olan muhasebe firmaları ile sermaye şirketi (limited veya anonim) olan muhasebe firmaları arasında gözden kaçırılan bir nokta da şahıs şirketi olan muhasebe firmalarında %20 oranında stopaj maliyeti çıkmasıdır. Stopaj maliyeti, muhasebe hizmeti için ödediğiniz ücreti arttıran ancak gözden kaçan bir kalemdir.

Müşterileriniz kimler?

Muhasebecinizin müşteri portföyünde sizin yaptığınız işe benzer iş yapan bir müşteri olması iyiye işarettir ancak işin olmazsa olmazı değildir. Muhasebecinin ne kadar yoğun olduğu ve sizi destekleyecek kaynaklarının bulunması da önemlidir.

Bana işim ile ilgili tavsiyeleriniz neler olur?

İyi bir muhasebeci muhasebenin yanında size yaratıcı fikirler ile gelebilmelidir. Muhasebeci adayınıza işinizde tasarruf sağlayacak (teşvikler gibi) bir iki soru sorabilirsiniz. Tabi ki bu sorulara cevap verilmesini beklerken, muhasebeci sizden ücret de talep edebilir.

Bilişim Teknolojileri ile aranız nasıl?

Muhasebecinizin işinizi kolaylaştırabilecek araçlar konusunda bilgisi ve bunları kullanma ve kullandırma becerisi önemlidir. Son yılların popüler bulut teknolojilerini kullanabilen; internet konusunda bilgili ve işlerinizi çabuklaştırabilecek ekonomik ve kullanışlı uygulamaları önerebilen muhasebecileri seçmelisiniz.

Sizi diğerlerinden ayıran özellikler nelerdir?

Son olarak soracağınız bu soru muhasebecinin kendisini nasıl konumlandırdığı ve size nasıl daha fazla yardımcı olabileceği konusunda önemli ipuçları verebilir. Muhasebe ve müşavirlik hizmetlerinin performansını ölçümlemek kolay olmadığı için ücret, kalite gibi konularda karşılaştırma yapabilmek zor olsa da muhasebecinizi seçerken yukarıda bahsettiğim konulara dikkat ederseniz işletmenizi büyütme aşamasında size destek olacak en doğru muhasebeciyi seçmenizde epey faydalı olacaktır.

Aile üyelerinin bir araya gelip birlikte emek vererek hazırlayacakları politika ve kurallar hakkında karar verme yöntemleri en az alınan kararlar kadar önemlidir.

Küçük Aileler (Sayıları 4–10 üye arasında değişen):

Küçük aileler herkesin katılacağı bir çalışma grubunu daha rahat oluşturabilirler. Bir yönlendirici moderatörün yardımıyla tartışmalar yapılır. Bu tip ortamlarda kararlar “fikir birliğiyle” alınabilir. Bu yapıda toplantıyı yöneten kimse ile gündemi hazırlayan ve toplantı lojistiğini uyarlayan kişilerin ayrı olması önerilir.

Orta Büyüklükte Aileler (Sayıları 10–20 üye arasında değişen):

Bu aileler kendi aralarında birkaç küçük çalışma grubuna ayrılıp değişik politikaları hazırlayabilirler. Her çalışma grubu kendi hazırladığı ilk taslağı aileye getirerek hep birlikte üstünde tartışabilirler.

Kalabalık Aileler (Sayıları 20 üyeden fazla):

Daha resmi sistemlere ihtiyaç duyulur. Bu tip ailelerde ailenin tümünü temsilen daha önce kurulmasını ve dâhil olma kriterleri aktarılan “Aile Konseyi” tüm üyeleri temsilen yönetişim konularıyla ilgilenir. Büyük bir ailede Aile Konseyi taslak politikaları oluşturup aile üyelerine görüşleri için dağıttıktan sonra yenilenen taslağı Aile Meclisi’nde oylamaya açar. Doğaldır ki, kalabalık bir ailede fikir birliği kolay sağlanamaz, ancak Aile Anayasası’nda belirtilen oylama sistemi burada da geçerlidir. Çok kalabalık ailelerde, Aile Konseyi’ne politikaları bütün ailenin oyuna sunmadan onaylama yetkisi de verilebilir.

Aile Şirketlerinde İç Denetimin Önemi

İç denetim faaliyetinin işletmelerde başlatılması için genellikle üç temel yaklaşımdan biri tercih edilir.

1. işletme içinde iç denetim birimi kurularak veya iç denetçi istihdam edilerek iç denetim faaliyetinin başlatılması (iç kaynak kullanılması),
2. işletme dışı profesyonel bir kurumdan iç denetim hizmeti alınması (dış kaynak kullanılması),
3. işletme içi ve dışı kaynakların birlikte kullanılması (eşkaynak kullanılması) dır.

Söz konusu yaklaşımlardan anlaşılacağı üzere iç denetim faaliyeti sadece işletme içi kaynaklarla yürütülen bir faaliyet olmayıp dış kaynak kullanımına da açık bir faaliyettir.Hangi yaklaşımın tercih edilmesi gerektiği ise; işletme ölçeği,yönetimin tutum ve anlayışı ile işletmenin faaliyet gösterdiği endüstride konuya ilişkin düzenlemelerin öngördüğü esaslara göre belirlenmektedir.

İç denetim faaliyetinin iç ve dış kaynak kullanılması ya da her iki kaynağın birlikte kullanılması suretiyle gerçekleştirilebilir olması, işletmelerde etkin ve katma değer yaratan bir iç denetim faaliyeti için ihtiyaç duyulan bilgi, beceri ve donanımın gerekli ve yeterli yetkinlikte ekonomik ve verimli olarak sağlanmasına olanak vermektedir. Aynı zamanda iç denetim faaliyetinin tanımında belirtildiği üzere bağımsız ve tarafsız güvence ve danışmanlık işlevini yerine getirmesini sağlamaktadır.

Kullanılacak kaynaklara göre uygulamanın başarılmasında etkili olacak faktörleri aşağıda belirtilen şekilde ifade edebiliriz:

İç denetim faaliyetinin başlatılması ve kurulması, işletme içi kaynaklarla gerçekleştirilecekse;

• öncelikle üst yönetim uluslararası standartlarda bağımsızlığını ve tarafsızlığını güvence altına aldığı ve tam destek sağladığı bir iç denetim faaliyetini başlattığını taahhüt etmelidir.
• iç denetim faaliyeti ile ilgili işletme içinden görevlendirilecek ya da dışarıdan istihdam edilecek kişilerin yetkinlikleri göreve uygun olmalı, mesleki sertifika sahibi ya da sertifika almaya aday kişiler arasından seçilmelidir.
• işletme organizasyonu içinde iç denetim faaliyeti, bağımsızlığını ve tarafsızlığını sağlayıcı biçimde konumlandırılmalı, bu nedenle icradan sorumlu pozisyonlara bağlı olmamalıdır.

İç denetim faaliyetinin başlatılması, kurulması işletme dışı kaynaklarla gerçekleştirilecekse;

• dış kaynak sağlayıcıların yetkinlikleri, donanımları, itibarı, deneyimleri, referansları uygun olmalı, bağımsızlığını ve tarafsızlığını etkileyecek herhangi bir mali, kurumsal veya kişisel çıkar ilişkisi bulunmadığından emin olunmalıdır.
• Basel II düzenlemeleri ve yasalaşması beklenen yeni Türk Ticaret Kanunu ile işletmeler; bankalarla olan ilişkilerinde ve kredilendirme sürecinde, şeffaf ve kurumsal bir ticaret ortamının kuralları içinde faaliyet göstereceklerdir.
• Oyunun yeni kurallarına uyum sağlayabilmek için hazırlıklı olmanın koşullarından biri, işletmelerde iç kontrol sisteminin varlığı ve işlerliğini oluşturmaktır.

Bu nedenle aile şirketleri için kurumsal yönetim sürecini başlatmanın ilk ve temel adımlarından biri; iç kontrol sisteminin gözden geçirilmesi, iç denetim faaliyetinin başlatılması ve sürdürülmesidir.